到会议预期目标。制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排。
当然这些东西都有专人负责，不用周方远去亲自准备。
而且说真的，从头到尾准备一场年会，本身也不是一个人或者几个人就能做成的，别的不说，光是费用方面，就足够让人头疼了。
音响系统要花钱，桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等也要花钱。一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台言线路时也可能需要另外的预算。多媒体系统、摄录设备等，这些东西远方传媒有的是，倒是可以直接拿来用，反正临近年根的时候，基本上也没太多拍摄任务了，拿出几套设备还是没问题的。
住宿的费用是个大头，值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。
正常的住宿费除了与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关。譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。这一点上，周方远已经想过了，除了特殊服务项目——这个肯定不能有——以外，其他的服务都可以有。既然要大方，那就大方个彻底，表面大方暗地里抠唆，一个闹不好反倒被人笑话。
餐饮费用方面，早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可。中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
当然了，餐品
-->>(第5/6页)（本章未完，请点击下一页继续阅读）